Vol.101 如何安排假期前后的工作,享受不受工作打扰的愉快假日

想象一下,休假结束,你精力充沛,准备开工。结果刚坐下就发现,今天第一场视频会议半小时前已经开始。瞥了一眼邮箱,看到352封未读邮件。桌上堆满文件,日程表上是一件接一件的安排,并且你还错过了和一个重要客户的见面。午餐时间,你只能急匆匆地在办公室吃个三明治,心里想着要是没去休假就好了。

是不是很沮丧?这种沮丧太常见了。休假回来的第一周可能是全年压力最大的一周。

我有一套简单巧妙的方法可以解决这个问题。准备好了吗?来吧。

确定休假日期后

一旦确定了休假日期,就马上去做下面几件事。

  • 在日程表上标注休假时间。
  • 如果你是员工,要根据公司流程申请休假,确认是否要获得老板许可,是否要有人接替你的工作,是否需要在公司内登记等。
  • 将你的休假时间告知同事。大家越早知道,就越能合理安排好工作。我会写邮件通知,这样大家不容易记错日期。很多企业、组织都有共享日程表,你也可以在那上面标出自己的休假时间。
  • 一条魔法建议:不要让休假回来头两天的日程太满,最好是清空。这样你返回办公室后就会有很多时间从容地安排工作,尽快恢复状态。

休假前的最后一周

你会发现休假前的最后一周自己特别忙碌,但效率奇高,所以要充分利用这段时间里充沛的能量。下面是你应该在这一周内做好的事情。

  • 告知重点客户你要休假。无论你将工作安排得多好,客户遇到问题还是会想来找你。虽然提前设想好所有突发情况是不可能的,但提前告知客户你的休假安排,至少可以让他们尽量在你休假前将需求提出。可别等到你已经在路上或在海滩边放松时才想起来通知,这会让他们不悦。
  • 留出时间处理工作中的突发状况。别让休假前一天的日程太满,最好是清空。这样才有缓冲时间处理可能出现在最后一刻的问题,不至于到了登机口还要回复邮件。
  • 列出休假前一周必须处理的全部事项。如果你想无忧无虑地休假,就先把待办清单、邮箱,以及进行中的项目浏览一遍,看看是否有什么刻不容缓的事。请严格一些,务必只保留必须处理的事项。接下来,在本周日程表中留出时间来处理这些事项。记得和上司确认出发前还需要完成哪些工作。
  • 明确休假期间需要他人接替的工作,尤其在休假时间比较长的情况下更有必要。这些工作可能是要交办给他人的项目、需要主持的会议、给客户发送项目进展等。找出能接替你工作的人,并安排时间交接。

可能你平日里就任务繁重,正因如此,才要明确哪些事项要在休假前处理,哪些可以拖后。比如,休假前最后一周哪些会议可不参加,哪些事可交给他人或推迟办理。不要硬着头皮大包大揽,和他人保持坦诚地沟通,才能毫无牵挂地休假。

休假前的最后一天

要利用休假前的最后一天进行扫尾工作。假设你已如前文所说,清空了这一天的工作安排,那请做好下面几件事。

  • 浏览必须处理事项清单,检查是否都已完成。没完成也别慌,先看看今天还能做完哪些工作,记住要切合实际。接下来做沟通,和团队明确工作进度及未完事项。事情没做完当然让人沮丧,但如果因此而不沟通,就会影响整个团队。
  • 再次检查待办清单和邮件。过去一周肯定有新任务、新邮件,快速浏览一遍,看看有什么事项刻不容缓。如果时间不够,我的建议你应该也能猜到了,还是沟通!和对方承诺休假结束后会立即处理,但也要给自己缓冲时间,如“我将于8月26日回公司,将在当周晚些时候给您回复”。
  • 和上司及团队成员最后确认一下待处理事项。此时你可能会收到很多任务,别担心,这就是为什么我们要提前清空这一天的日程安排。现在,确定哪些工作你马上就能搞定,哪些可以交给他人,并和同事沟通。
  • 再次检查日程表,确认是否清空了休假期间的所有会面。
  • 给邮件设置自动回复。最好在自动回复中注明你何时结束休假,并给出接替你的同事的联系方式。邮件内容要清晰明确,比如“休假期间,我可能不会查看邮件”就很模糊,让人不知道你到底会不会查看邮件,而“8月29日前我不会查看邮件”就很清晰明了。我还建议休假回来第一天仍保留这个自动回复,这段缓冲时间很重要,一定会帮到你。
  • 最后一次确认:你真的把所有可以放手的工作都放手了吗?

好了,工作已经安排妥当!尽情享受假期吧。

休假回来的第一周

如果你已经如前文所说,清空了休假后头两天的安排,那么今明两天你都有充足的时间调整状态,以便更好地投入之后的工作。以下是你复工后要做的事情。

  • 再次检查工作安排,确保没有会议要参加,今明两天也没人要和你会面。若有,请重新安排。
  • 这两天请认真倾听,了解你休假期间的工作进度。肯定有一些工作处理的方式是你不认同的,但采取行动前,请先和大家谈谈,或读完相关资料,确保自己掌握了全部情况。
  • 处理邮件。通常来说,我不建议把处理邮件当作头等大事。但现在你休假了一段时间,处理邮件是重新开始工作的最好方法。通过邮件你可以知道休假期间哪些工作已经完成、无须处理,从而避免重复劳动。你还可以根据邮件,有针对性地向同事询问工作的最新进度。最好从最近的邮件开始往回处理:认真阅读收件箱中的全部邮件,将需要你采取行动的工作写入待办清单或日程表中,如果任务可以在两分钟内完成,就马上处理。
  • 结束第一天的工作后,可以做一个简单复盘。这有助于你重新规划全局,列出本周优先事项。

遵循以上四步骤,可以让你思路清晰、轻松自在地回到工作状态。

如果你迫不及待要开始工作,可以在返程路上查看邮件。这么做会让我有回归感,也能打发漫长的旅途时光。很多邮箱软件支持离线使用,只要在出发前打开邮箱加载新邮件,就可以在路上阅读了。


本文整理自《当一天优秀的人》,作者瑞克·帕斯托

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